Politique de confidentialité et de protection des données personnelles et de la vie privée

VAlliS HABITAT est soucieux d’assurer à ses clients une protection adéquate des données personnelles les concernant, qu’il est susceptible de collecter dans le cadre de sa mission d’organisme HLM. Chaque collaborateur de VAlliS HABITAT veille quotidiennement à exécuter ses missions dans le respect de la protection de la vie privée de ses clients. Par ailleurs, VAlliS HABITAT fait appel à des entreprises, prestataires et partenaires qui accordent la même importance que lui à la protection des données personnelles de ses clients.

La présente politique est éditée par VAlliS HABITAT, Etablissement Public à caractère Industriel et Commercial, immatriculé au Registre du Commerce et des Sociétés d’AVIGNON sous le numéro 278 400 023, dont le siège social se situe à AVIGNON (84000), 38 Boulevard Saint Michel et représenté par Monsieur Philippe BRUNET-DEBAINES, en sa qualité de Directeur Général.

Toutes les opérations réalisées sur vos données personnelles sont effectuées dans le respect des réglementations en vigueur et notamment de la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée dite « Loi Informatique et Libertés » et du règlement n°2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, dit « RGPD », qui réglementent l’utilisation des informations relatives à une personne physique en France et dans l’Union Européenne.

Cette politique s’adresse particulièrement aux utilisateurs du site web www.vallishabitat.fr et de l’extranet locataire.

En poursuivant sa navigation sur le site www.vallishabitat.fr et sur l’extranet locataire, l’Utilisateur reconnaît avoir pris connaissance et avoir accepté la présente Politique. Si l’Utilisateur est en désaccord avec les termes de la présente Politique, il est alors libre de ne pas utiliser le site et de ne fournir aucune donnée personnelle le concernant.

VAlliS HABITAT s’engage à préserver la confidentialité des informations fournies en ligne par les utilisateurs.

ARTICLE 1 / DÉFINITIONS

Donnée à caractère personnel : toute information relative à une personne physique identifiée ou qui peut être identifiée, directement ou indirectement, par référence à un numéro d’identification ou à un ou plusieurs éléments qui lui sont propres.

Traitement de données à caractère personnel : toute opération ou tout ensemble d'opérations effectuées ou non à l'aide de procédés automatisés et appliquées à des données, telles que la collecte, l'enregistrement, l'organisation, la structuration, la conservation, l'adaptation ou la modification, l'extraction, la consultation, l'utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l'interconnexion, la limitation, l'effacement ou la destruction.

Responsable de traitement : la personne physique ou morale, l'autorité publique, le service ou un autre organisme qui, seul ou conjointement avec d'autres, collecte et traite des données à caractère personnel.

Destinataire : la personne physique ou morale, l'autorité publique, le service ou un autre organisme qui est habilité à recevoir communication de données à caractère personnel, qu'il s'agisse ou non d'un tiers.

Tiers autorisé : une personne physique ou morale, une autorité publique, un service ou un organisme, placé sous l'autorité directe du responsable du traitement ou du sous-traitant, qui est autorisée à traiter les données à caractère personnel.

ARTICLE 2 / PRINCIPE DE LA RÉGLEMENTATION SUR LA PROTECTION DES DONNÉES

Trois conditions doivent être réunies pour que la réglementation sur la protection des données s’applique :

  • Présence d’informations concernant une personne physique ;
  • Traitement de ces informations (collecte, utilisation, enregistrement, etc.) ;
  • Traitement figurant dans des fichiers informatiques (Base de données, fichier Excel, etc.) ou classeurs ou dossiers papiers.

Lorsque les dispositions relatives à la Protection des données s’appliquent, les principes sont les suivants :

  • Finalité déterminée : les données à caractère personnel ne peuvent être recueillies et traitées que pour un usage défini avant la collecte ;
  • Finalité explicite : les finalités sont compréhensibles par tous et portées à la connaissance des personnes concernées ;
  • Finalité légitime : l’intérêt du responsable de traitement ne doit pas aller à l’encontre de celui de la personne concernée. Les finalités du traitement ne doivent pas aller à l’encontre de la loi ni des droits et libertés fondamentales des personnes ;
  • Minimisation des données : les données collectées doivent être nécessaires à la bonne marche du traitement. De manière générale elles doivent être proportionnelles à la finalité que poursuit le traitement ;
  • Durée de conservation limitée : les informations ne peuvent être conservées au-delà de la réalisation de la finalité, sauf à pouvoir justifier d’un motif légitime et sérieux nécessitant la conservation des données au-delà de la réalisation de la finalité poursuivie ;
  • Accès restreint aux données : les données doivent être traitées de manière confidentielle et doivent uniquement être divulguées aux personnes habilitées à en prendre connaissance dans le cadre de leurs missions ;
  • Sécurité physique et logique : compte tenu de l'état des connaissances, des coûts de mise en œuvre et de la nature, de la portée, du contexte et des finalités du traitement ainsi que des risques, dont le degré de probabilité et de gravité varie, pour les droits et libertés des personnes physiques, le responsable du traitement et le sous-traitant mettent en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque, y compris entre autres, selon les besoins ;
  • Obligation d’information : les personnes doivent être informées de l’existence d’une collecte de données les concernant ;
  • Droits des personnes : les personnes disposent de droits sur leurs données qu’ils peuvent faire valoir auprès du responsable de traitement ;
  • Transfert de données hors Union Européenne : par principe, tout transfert de donnée hors de l’Union Européenne est interdit.

ARTICLE 3 / OBJET DE LA PRÉSENTE POLITIQUE

VAlliS HABITAT exerce une activité de commerce électronique au sens de la loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l'économie numérique.

La présente Politique de protection des données à caractère personnel a pour objectif d’informer les personnes concernées de la manière dont leurs données à caractère personnel sont collectées et traitées par VAlliS HABITAT.

Elle permet également de définir et garantir les rôles et responsabilités de chacun des acteurs impliqués dans la mise en œuvre de traitements ainsi que rappeler les grands principes de protection des données applicables. En outre, VAlliS HABITAT communique la présente à des fins de transparence sur les traitements mis en œuvre par le biais du site web www.vallishabitat.fr et de l’extranet locataire.

ARTICLE 4 / IDENTITÉ DU RESPONSABLE DE TRAITEMENT

Les données à caractère personnel sont collectées par VAlliS HABITAT, Office Public de l’Habitat du Vaucluse, Etablissement Public à caractère Industriel et Commercial, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés d’AVIGNON sous le numéro 278 400 023, ayant son siège social sis 38 Boulevard Saint Michel à AVIGNON (84000) et représentée par Monsieur Philippe BRUNET-DEBAINES, en sa qualité de Directeur Général.

ARTICLE 5 / DÉLÉGUÉ À LA PROTECTION DES DONNÉES

Dans le cadre des obligations liées au RGPD, VAlliS HABITAT a désigné un Délégué à la Protection des Données, dit « DPO » ; il s’agit de la société Data Privacy Management System - DMPS, Société par Actions Simplifiée, immatriculée au RCS de CANNES sous le numéro 539 329 649, dont le siège social se situe 1198 Avenue Docteur Maurice Donat Nature 3, 06250 MOUGINS et représentée par Monsieur Xavier LECLERC.

Le DPO est directement rattaché au Responsable de Traitement et ne reçoit aucune instruction pour l’exercice de ses missions de DPO.

Les missions du DPO sont précisées contractuellement entre le DPO et le Responsable de traitement. De manière générale, le DPO est chargé de mettre tout en œuvre pour garantir la conformité des traitements de données à caractère personnel et le respect des droits des personnes concernées.

 

ARTICLE 6 / TRAITEMENT DE DONNÉES A CARACTÈRE PERSONNEL

Dans le cadre de l’exploitation de son site internet www.vallishabitat.fr et de ses applications, VAlliS HABITAT collecte des données vous concernant. Ces données sont traitées conformément aux finalités prévues lors de la collecte, certaines informations sont obligatoires et indiquées par un astérisque (*) dans les formulaires de collecte, et d'autres facultatives.

  1. Finalités

Dans le cadre de l’exploitation du site www.vallishabitat.fr et de ses applications, VAlliS HABITAT collecte des données vous concernant. Ces données sont traitées conformément aux finalités prévues lors de la collecte, à savoir :

  • La gestion et le suivi de l’inscription et des comptes des utilisateurs ;
  • La gestion de l’identification et de l’authentification des utilisateurs ;
  • Le paiement en ligne de votre loyer et de vos charges locatives ;
  • La mise en place du prélèvement automatique ;
  • La consultation de votre compte locataire ;
  • La gestion et le suivi des enquêtes réglementaires ;
  • La réception, le suivi et le traitement des réclamations ;
  • La gestion et le traitement des attestations d’assurance couvrant les risques locatifs ;
  • L’envoi de quittance de loyer et d’attestation de paiement de loyer ;
  • La mise à jour d’informations personnelles ;
  • L’envoi de newsletters, sollicitations et messages promotionnels ;
  • L’élaboration de statistiques et de mesures de fréquentation des Services ;
  • La mise à disposition d’un flux RSS ;
  • L’organisation de jeux-concours, loteries et toutes opérations promotionnelles à l’exclusion des jeux d’argent et de hasard en ligne soumis à l’agrément de l’Autorité de Régulation des Jeux en Ligne ;
  • La gestion de la sécurité et bon fonctionnement de l’extranet locataire ainsi que la détection et la résolution d’incidents ou de problèmes liés à son utilisation
  • L’envoi de candidatures spontanées et la réponse aux éventuelles offres d’emploi ;
  • La gestion des avis et des sondages des Utilisateurs sur des Services ou contenus du Site et des Applications.

 

  1. Données traitées 

Lors de la collecte des données, l’Utilisateur sera informé si certaines données doivent être obligatoirement renseignées ou si elles sont facultatives. Les données identifiées par un astérisque (*) sur les formulaires de collecte sont obligatoires pour bénéficier des fonctionnalités proposées par VAlliS HABITAT sur l'extranet. A défaut de remplir ce champ, l’accès à la fonctionnalité par l’Utilisateur sera impossible.

En particulier, VAlliS HABITAT pourra être amené à collecter les données à caractère personnel suivantes :

  • Données d’identification : nom, prénoms, adresse postale, numéro de téléphone (fixe ou mobile), numéro de télécopie, adresse électronique, date de naissance, code interne de traitement permettant l'identification du client (code client) ;
  • Données relatives aux moyens de paiement : relevé d'identité postale ou bancaire, numéro de la transaction, numéro de chèque, numéro de carte bancaire ;
  • Données relatives à la relation commerciale : demandes de documentation, demandes d'essai, bien acheté, service ou abonnement souscrit, quantité, montant, périodicité, correspondances avec le client ; 
  • Données relatives aux règlements du loyer et des charges : modalités de règlements, avis d’échéance, reçus, retards de paiement, impayés, relances, soldes, tous éléments de facturation ;
  • Données d’échange via le formulaire de contact : contenu des messages envoyés sur le site via les formulaires de contact, date et heure des messages, correspondance échangée.
  • Données relatives aux candidatures : CV, lettres de motivation.
  • Données relatives aux inscriptions aux newsletters : nom, prénom, adresse, numéro de téléphone (fixe ou mobile), numéro de télécopie
  • Données de connexion : adresse IP, cookies auxquels l’utilisateur a consenti, pages consultées par l’Utilisateur, date et heure de consultation.

En tout état de cause, VAlliS HABITAT s'engage à traiter l’ensemble des données collectées dans le respect des réglementations en vigueur.

Concernant la fonctionnalité de paiement en ligne du loyer et des charges, les locataires doivent savoir qu’ils seront transférés automatiquement sur la plateforme de paiement en ligne sécurisée de la banque avec laquelle VAlliS HABITAT a conclu un contrat.

  1. Destinataires des données collectées

Les données à caractère personnel collectées sur ce site et ses applications sont exclusivement destinées aux services de VAlliS HABITAT habilités de par leur fonction et ce, pendant le temps nécessaire à la réalisation de la finalité et à l’issue, pendant toute la durée du contrat de location et des éventuelles procédures contentieuses en découlant.

Dans l’hypothèse où VAlliS HABITAT confie les activités de traitement de données à des sous-traitants, ces derniers seront notamment choisis pour les garanties suffisantes dont ils font preuve quant à la mise en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées, particulièrement en termes de fiabilité et de mesures de sécurité.

 

Des données peuvent être transmises au sous-traitant pour la réalisation de leurs prestations conformément aux contrats signés avec VAlliS Habitat. Ces données seront restituées à VAlliS Habitat, ou détruites une fois la prestation terminée. Le prestataire s’engage à ne garder aucune copie.

 

  1. Données transférées aux autorités et/ou organismes publics

Conformément à la réglementation en vigueur, les données peuvent être transmises aux autorités compétentes sur requête et notamment aux organismes publics, exclusivement pour répondre aux obligations légales et particulièrement aux auxiliaires de justice, aux officiers ministériels et aux organismes chargés d’effectuer le recouvrement de créances.

  1. Données transférées hors Union Européenne

Aucun transfert n’est réalisé hors Union Européenne.

En cas de transfert de données, VAlliS HABITAT fixe contractuellement l’obligation pour le contractant de respecter les dispositions sur la protection des données et de veiller à la sécurité des informations transmises.

Dans l’hypothèse où des données seraient susceptibles d’être transférées en dehors de l’Union Européenne, VAlliS HABITAT s’engage à ne pas transférer les données personnelles hors Union Européenne, à l’exception de réquisition judiciaire, sans autorisation préalable et écrite du client et à condition que le pays destinataire présente un niveau de protection adéquat ou suffisant.

  1. Durées de conservation

VAlliS HABITAT conservera vos données personnelles dans un environnement sécurisé pendant la durée nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou pendant la durée de conservation minimale prévue par la législation applicable notamment en matière civile et commerciale. Les durées de conservation sont précisées dans le registre des activités de traitement. Certaines données personnelles peuvent être conservées par VAlliS HABITAT pour des durées plus longues exclusivement à des fins archivistiques, dans l’intérêt public, à des fins de recherche scientifique ou historique ou encore à des fins statistiques.

Les données traitées dans le cadre d’opérations de prospection avec votre accord ne pourront être conservées plus de 3 ans après le dernier contact émanant de votre part ou dans le cadre de votre opposition. Dans le cadre de votre dossier locataire, les données sont archivées pendant 5 ans à l’issue de votre départ, sauf procédure contentieuse puisqu’en ce cas les données sont conservées jusqu’à l’épuisement des voies de recours. Les informations relatives à votre carte bancaire ne sont pas conservées au-delà de la période de transaction à moins que vous ayez expressément consenti à leur enregistrement. Les cookies statistiques ne sont pas conservés au-delà de 6 mois.

ARTICLE 7 / PROTECTION DES DONNEES PERSONNELLES DES MINEURS

Le site internet de VAlliS HABITAT et son extranet ne sont généralement pas destinés aux mineurs de moins de 13 ans. C'est la raison pour laquelle nous ne collectons, ni ne conservons des données personnelles concernant les enfants de moins de 13 ans, sans obtenir un consentement parental vérifiable, étant précisé que les titulaires de l’autorité parentale pourront demander à recevoir les informations relatives à leur enfant et en demander la suppression.

ARTICLE 8 / COOKIES ET TRACEURS

L’Utilisateur est informé que, lors de ses connexions sur le Site ou ses applications et lors de l’utilisation des services et fonctionnalités, des cookies sont utilisées, sous réserve du choix exprimé par l’Utilisateur ; ce choix pouvant être modifié à tout moment.

Un Cookie permet à son émetteur, pendant sa durée de validité, de reconnaître le terminal concerné (ordinateur, tablette, smartphone, etc.) à chaque fois que ce terminal accède à un contenu numérique comportant des cookies du même émetteur. Un cookie enregistre des informations relatives à la navigation de votre ordinateur sur notre site (les pages que vous avez consultées, la date et l’heure de la consultation, etc.) que nous pourrons lire lors de vos visites ultérieures.

Ces cookies facilitent la navigation et améliorent la convivialité du site internet.

Vous pouvez vous opposer à l’enregistrement de cookies soit par l’intermédiaire du bandeau d’information et de gestion des cookies présents sur le site Internet soit en configurant les paramètres de votre navigateur, comme indiqué ci-dessous. L’accès à certains services et rubriques du site pourra, dans cette hypothèse, être altéré, voire impossible.

Plusieurs types de cookies sont susceptibles d’être utilisés par le site :

  • Les cookies strictement nécessaires à la navigation sur le site et devant garantir son bon fonctionnement ;
  • Les cookies fonctionnels qui vous permettent de vous identifier et par conséquent d’accéder à votre compte, mais également de personnaliser votre expérience sur le site ;
  • Les cookies qui permettent d’établir des statistiques de fréquentations et des mesures d’audience.

 

  1. Les Cookies de navigation sur le Site et ses Applications

Les cookies de navigation permettent d’améliorer les performances des Services proposés afin de fournir à l’Utilisateur une meilleure utilisation du Site et de ses Applications. Ces cookies ne requièrent pas l'accord préalable de l'Utilisateur pour être déposés sur le terminal de l'Utilisateur.

Plus précisément ces cookies de navigation permettent notamment :

  • D’adapter la présentation du Site et des Applications aux préférences d’affichage du terminal (langue utilisée, résolution d’affichage, système d’exploitation utilisé, etc.) lors des visites des Utilisateurs sur le Site et ses Applications, selon les matériels et les logiciels de visualisation ou de lecture que le terminal comporte ;
  • De permettre l’accès à un espace réservé soumis à identifiant et mot de passe ;
  • De mémoriser des informations relatives au formulaire que l’Utilisateur a rempli sur le Site et ses Applications ou à des informations que l’Utilisateur a choisi sur le Site ou l'Application ;
  • D’offrir à l’Utilisateur un accès à son compte ou à tout autre espace réservé aux abonnés grâce à ses identifiants ;
  • De mettre en œuvre des mesures de sécurité, par exemple lorsqu’il est demandé à l’Utilisateur de se connecter à nouveau à un contenu ou à un Service après une certaine durée écoulée.

 

  1. Les Cookies de mesures d’audience

Les cookies de mesure d'audience, en l’espèce Google Analytics, requièrent le consentement de l’utilisateur. Ils aident à établir des statistiques et volumes de fréquentation et d’utilisation des divers éléments composant le Site et ses Applications (rubriques et contenus visités, parcours), permettant à l'Editeur d’améliorer l’intérêt et l’ergonomie des Services proposés.

  1. Cookies soumis au consentement

Si le cookie est destiné à mesurer l’audience sur le site internet et l’extranet, VAlliS HABITAT fait usage de cookies permettant de dresser des statistiques de fréquentation. La durée de conservation de ces informations dans votre ordinateur est de six mois, conformément aux recommandations de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL), et ne sont pas cédées à des tiers ni utilisées à d'autres fins. Nous collectons également votre adresse IP, afin de déterminer la ville depuis laquelle vous vous connectez. Celle-ci est immédiatement anonymisée après utilisation.

  1. Refuser les cookies

L’Utilisateur peut paramétrer les cookies par l’intermédiaire du bandeau d’information et de gestion des cookies présent sur le site Internet.

Il peut également configurer son logiciel de navigation de manière à ce que des cookies soient enregistrés dans le terminal ou, au contraire, qu'ils soient rejetés, soit systématiquement, soit selon leur émetteur. L’Utilisateur peut également configurer son logiciel de navigation de manière à ce que l'acceptation ou le refus des cookies lui soient proposés ponctuellement, avant qu'un Cookie soit susceptible d'être enregistré dans son terminal.

Pour la gestion des cookies et des choix de l’Utilisateur, la configuration de chaque navigateur est différente. Elle est décrite dans le menu d'aide du navigateur, qui permettra de savoir de quelle manière modifier ses souhaits en matière de cookies :

A tout moment, l’Utilisateur peut faire le choix d'exprimer et de modifier ses souhaits en matière de cookies via le bandeau d’information et de gestion des cookies.

Enfin, l’Utilisateur peut se connecter au site Youronlinechoices, proposé par les professionnels de la publicité digitale regroupés au sein de l’association européenne EDAA (European Digital Advertising Alliance) et géré en France par l’Interactive Advertising Bureau France.

L’Utilisateur pourra ainsi connaître les entreprises inscrites à cette plate-forme et qui offrent la possibilité de refuser ou d'accepter les cookies utilisés par ces entreprises pour adapter à aux informations de l’Utilisateur de navigation les publicités susceptibles d'être affichées sur son terminal : http://www.youronlinechoices.com/fr/controler-ses-cookies/

La durée de conservation des cookies est variable selon le type de cookies. Nous utilisons majoritairement des cookies qui s’autodétruisent après la fin de la connexion. Il s’agit dans ce cas de cookies dits de session ou de navigation. Les informations concernant votre consentement relatif aux cookies sont conservées pendant une durée maximum de 13 mois. Les cookies sont utilisés pour un usage interne et ne sont pas accessibles à un tiers.

ARTICLE 8 / LIENS HYPERTEXTES

Toute mise en place d’un lien hypertexte permettant l’accès au site de VAlliS HABITAT doit faire l’objet d’une autorisation expresse et préalable de ce dernier, qui se réserve la possibilité de faire supprimer ce lien à tout moment. Seuls sont autorisés les liens hypertextes renvoyant à la page d’accueil du site de VAlliS HABITAT.

ARTICLE 9 / DROITS DES PERSONNES

Conformément à la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée et au Règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des données à caractère personnel, vous disposez des droits suivants sur vos données : droit d’accès, droit de rectification, droit à l’effacement (droit à l’oubli), droit d’opposition, droit à la limitation du traitement, droit à la portabilité. Vous pouvez également définir des directives relatives à la conservation, à l'effacement et à la communication de vos données à caractère personnel après votre décès.

Pour des motifs légitimes et sérieux tenant à votre situation particulière, vous pouvez vous opposer au traitement des données vous concernant.

L’ensemble de ces droits s’exerce auprès du DPO de VAlliS HABITAT au moyen soit d’un courrier envoyé en recommandé à l’adresse suivante : 38 Boulevard Saint Michel, 84000 AVIGNON, soit d'un courriel envoyé à l'adresse suivante : dpo@vallishabitat.fr. Par mesure de sécurité, la demande du locataire devra impérativement être signée. En cas de doute raisonnable sur votre identité, il pourra vous être demandé de nous envoyer une copie de votre pièce d’identité avant tout traitement de votre demande.

En cas de mécontentement dans le cadre du traitement de ses données personnelles, le locataire a le droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL.

ARTICLE 10 / MESURES DE SÉCURITÉ

Compte tenu de l’évolution des technologies, des coûts de mise en œuvre, de la nature des données à protéger ainsi que des risques pour les droits et libertés des personnes, VAlliS HABITAT  met en œuvre toutes les mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir la confidentialité des données à caractère personnel collectées et traitées et d’assurer un niveau de sécurité adapté au risque.

 

ARTICLE 11 / MODIFICATION DE LA POLITIQUE

En cas de modification de la présente Politique par VAlliS HABITAT ou si la loi l’exige, elle sera publiée sur notre site et sera effective dès sa publication. Par conséquent, nous vous invitons à vous y référer lors de chaque visite afin de prendre connaissance de sa dernière version, disponible en permanence sur notre site internet.

Pour toute information sur la protection des données personnelles, vous pouvez également consulter le site de la CNIL : www.cnil.fr/.